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Assistant(e) de Programmes H/F CDD 1 an à Nice

NICE
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BNP Paribas Real Estate, l’un des principaux prestataires de services immobiliers de dimension internationale, offre une gamme complète de services qui intègre l’ensemble du cycle de vie d’un bien immobilier : Promotion, Transaction, Conseil, Expertise, Property Management et Investment Management.

 

Avec 5 400 collaborateurs, BNP Paribas Real Estate apporte à ses clients sa connaissance des marchés locaux et internationaux  dans 32 pays (15 implantations directes et 17 via son réseau d’alliances qui représente, aujourd’hui, plus de 3 800 personnes) avec près de 180 bureaux. BNP Paribas Real Estate est une société du Groupe BNP Paribas.

 

 

Pour plus d’informations : www.realestate.bnpparibas.fr

 

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons pour notre entité BNP PARIBAS IMMOBILIER RESIDENTIEL à Nice un(e) :

 

Assistant(e) de Programmes H/F

Poste en CDD de 12 mois basé à Nice (06)

 

Sous l'autorité du Directeur de la production, vous êtes l’interface privilégiée entre les interlocuteurs externes (clients et prestataires) et l’équipe :

 

Dans le cadre de vos missions, vos principales responsabilités consistent à :

 

Assister l’équipe interne dans ses missions, assurer le suivi qualitatif de l’activité :

 

-         Etablissement des documents relatifs au lancement, achèvement, livraison des programmes (DROC, DAACT, etc...), rédaction de courriers et compte-rendu, etc....

-         Diffusion et mise à jour des documents de réservations (plans de vente, ERP, etc...)

-         Organisation de l’affichage des autorisations d’urbanisme (PC, Déclaration préalable, etc...)

-         Tenue du tableau des autorisations d’urbanisme et gestion des alertes OUTLOOK pour le renouvellement des diagnostics périodiques.

-         Diffusion des autorisations d’urbanisme aux intervenants internes et externes.

-         Support pour préparation de dossiers de comités internes et transmission au siège

-         Etablissement des tableaux de reporting trimestriels de la Direction de programmes

-         Compliance : Recherches KYC pour bailleurs sociaux, ventes en bloc, propriétaires fonciers

-         Logistique des livraisons aux acquéreurs (mobilier, fournitures, traiteur, documents à fournir à la livraison, etc...)

-         Gestion et suivi des réserves acquéreurs après la livraison

-         Assurances : lien avec courtier pour le suivi des attestations à fournir pour les différents intervenants de chaque programme.

-         Etablissement des fiches de synthèse de chaque programme

-         Organisation du classement des dossiers des opérations et archivage

-         Préparation documents de la Direction de Programme pour passage des opérations au SAV

-         Assistanat du Directeur de la Production et de l’ensemble du service Production (Directeurs de Programmes et Responsables de programmes : Gestion des déplacements et des rendez-vous, organisation de réunions, rédaction de courriers divers).

 

Participation aux missions d’accueil et logistique de l’agence :

 

-         Réception des visiteurs selon planning de répartition entre toutes les assistantes

-         Ouverture et dispatching du courrier réceptionné à tour de rôle entre toutes les assistantes

-         Logistique agence : Commande de fournitures à tour de rôle entre toutes les assistantes

-         Affranchissement courrier Direction de Programme et Responsable Administratif

    


Environnement de travail :

Intégré(e) dans une équipe composée de 5  collaborateurs,  vous intervenez auprès de nos correspondants internes, externes  et des collaborateurs de lignes de métiers transverses.  


Apport de la mission :

Riche en polyvalence, ce poste vous permet d’accroître vos compétences techniques en assistanat, ainsi que vos compétences relationnelles et opérationnelles. Vous serez de plus en plus autonome et responsabilisé(e) dans vos missions. Vous travaillez au sein d’une équipe à taille humaine.


Profil recherché :

De formation supérieure Bac + 2 minimum spécialisée en Assistanat (BTS assistant manager, management des organisations, DUT ou équivalent universitaire type BTS Assistant(e) de Direction), vous êtes déjà opérationnel et vous possédez une première expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire.


Vous êtes reconnu(e)  pour votre rigueur, votre organisation ainsi que votre esprit d’équipe et, vous avez une grande capacité à rendre des comptes et à informer les différents interlocuteurs de l’avancement de votre travail.

Doté(e) d’un bon relationnel, à l’écoute et diplomate, vous êtes orienté(e) clients et service et êtes particulièrement à l’aise au téléphone.

 

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Powerpoint) et êtes à l’aise dans la rédaction de différents documents (rédaction de rapports et documents officiels).

  

Compétences comportementales nécessaires au poste :

·         Rigueur et précision

·         Sens des situations

·         Capacité à rendre compte

·         Capacité à communiquer

·         Capacité d’initiative